Politique de confidentialité
INFORMATION SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Cette notice d’information a pour objet de vous informer de manière transparente sur les traitements que nous sommes susceptibles de mettre en œuvre à l’égard des informations personnelles que vous nous communiquez.
1. Qui recueille vos données à caractère personnel ?
2. Comment nous obtenons les données personnelles vous concernant ?
3. Qui accède à vos données ?
4. Pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel ?
5. Combien de temps sont conservées vos données ?
6. Comment nous assurons la sécurité et la confidentialité de vos données ?
7. Où sont stockées vos données ?
8. Nos actions de prospection
9. Vos droits
10. Comment exercer vos droits ?
1. QUI RECUEILLE VOS DONNÉES À CARACTERE PERSONNEL ?
Seules les employées de Dégrif Loisirs sont habilitées à recueillir vos données personnelles. Ce sont celles qui répondent au téléphone ou vous accueillent sur place et sur les stands et qui créent vos fiches clients sur le logiciel.
2. COMMENT NOUS OBTENONS LES DONNÉES PERSONNELLES VOUS CONCERNANT ?
Il n’y a que vous qui pouvez nous communiquer vos données personnelles soit en personne, soit par téléphone, soit par l’envoi d’un courrier soit en modifiant vous-même vos informations en vous connectant sur votre espace grâce à votre identifiant et votre mot de passe personnel.
LES DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL ET INFORMATIONS QUE VOUS NOUS COMMUNIQUEZ :
Ces données nous sont nécessaires pour vous envoyer vos commandes à votre domicile et/ou sur votre boite mail. Il nous est également nécessaire de pouvoir vous contacter pour vous transmettre toute information importante relative à vos commandes en cas de besoin. Nous utilisons également vos données informatiques afin de vous envoyer chaque mois une newsletter.
EXCLUSION DES CATÉGORIES PARTICULIÈRES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL :
Les catégories particulières de données à caractère personnel sont les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données personnelles concernant la santé ou les données personnelles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
Par principe, nous ne collectons ni ne traitons aucune de ces catégories de données à caractère personnel.
En tout état de cause, si nous devons procéder à un traitement de ces catégories particulières de données à caractère personnel, sous réserve qu’il ne soit pas interdit par la législation ou la règlementation applicable, votre consentement sera recueilli préalablement.
3. QUI ACCEDE À VOS DONNÉES ?
Seules les employées de dégrif Loisirs ont accès à vos données personnelles, principalement les secrétaires mais également à l’occasion lors de vérifications, la comptable.
Le service de maintenance de notre logiciel peut parfois être amené à se connecter et pouvoir accéder à vos informations. Toutefois, ils n’interviennent que pour réparer d’éventuels bugs et/ou nous montrer une nouvelle manipulation. Ils n’ont en aucun droit l’autorisation d’enregistrer vos données qui sont protégées par le secret de confidentialité.
Nous pourrions être amenés à partager vos données personnelles avec nos fournisseurs qu’en cas de conflit nécessitant qu’ils entrent en contact directement avec vous, et avec votre accord uniquement.
4. POURQUOI NOUS TRAITONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Nous utilisons vos données personnelles dans l’unique but d’enregistrer et vous faire parvenir vos commandes et de vous envoyer nos newsletters mensuelles (que vous pouvez interrompre à tout moment sur simple envoi de mail).
5. COMBIEN DE TEMPS SONT CONSERVÉES VOS DONNÉES ?
Sauf contre-indication de votre part, vos données personnelles resteront toujours enregistrées sous votre nom dans votre fichier.
Tous les documents type facture qui ont pu être imprimés par nos soins pour la comptabilité sont eux tous détruits d’une année sur l’autre. Nous gardons toutefois une trace de tous ces documents si besoin sur un disque dur externe.
6. COMMENT NOUS ASSURONS LA SÉCURITÉ ET LA CONFIDENTIALITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Le respect de la vie privée, la sécurité et à la confidentialité des données personnelles est notre priorité.
Chaque ordinateur est verrouillé par un mot de passe. La connexion au logiciel de gestion s’effectue grâce à un second mot de passe. Le registre contenant les mots de passe est quant à lui conservé dans notre coffre-fort.
7. OÙ SONT STOCKÉES VOS DONNÉES ?
Les données à caractère personnel et les informations relatives à nos clients sont stockées dans nos systèmes informatiques : ordinateurs et disques dur externes. Les factures imprimées sont rangées dans des armoires fermées à clés.
VOS DONNÉES SONT‐ELLES COMMUNIQUÉES OU ACCESSIBLES DEPUIS UN PAYS HORS UNION EUROPÉENNE ?
Vos données personnelles ne sont jamais communiquées à un quelconque organisme, qu’il soit en Europe ou en dehors.
8. NOS ACTIONS DE PROSPECTION
Nous vous envoyons chaque mois (exceptionnellement plusieurs par mois) une newsletter pour vous informer de nos nouveautés et/ou bons plans mensuels. Vous pouvez à tout moment demander l’arrêt de ces envois en nous envoyant un simple mail en réponse.
9. VOS DROITS
Dans les limites et conditions autorisées par la réglementation en vigueur, vous pouvez :
‐ accéder à l’ensemble de vos données à caractère personnel,
‐ faire rectifier, mettre à jour et effacer vos données à caractère personnel, étant précisé que l’effacement ne peut intervenir que lorsque :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectée ou traitées d’une autre manière,
- vous avez retiré votre consentement sur lequel le traitement était fondé,
- vous vous êtes opposé au traitement de vos données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le poursuivre,
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite,
- vous opposez au traitement de vos données ;
‐ vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons qui vous sont propres,
‐ vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale,
‐ recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez fournies, pour les traitements automatisés reposant sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat, et demander la portabilité de ces données,
‐ demander une limitation des traitements de données à caractère personnel que nous opérons vous concernant.
En France, l’autorité de contrôle est la CNIL ‐ 3 place de Fontenoy ‐ TSA 80715 ‐ 75334 PARIS
CEDEX 07 www.cnil.fr
10. COMMENT EXERCER VOS DROITS ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur les dispositions de cette notice d’information, vous pouvez exercer vos droits ou contacter notre Délégué à la Protection des Données, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante :
Dégrif Loisirs, 6 rue Marcellin Berthelot, BP 530, 56019 Vannes Cedex ou nous appeler au 02 97 46 67 66.
Vous devez impérativement justifier de votre identité en indiquant clairement vos nom et prénom, l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée, signer votre demande et y joindre la photocopie d’un document d’identité comportant votre signature.
L’exercice de vos droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de votre droit à la limitation du traitement ou à la portabilité des données à caractère personnel s’effectue sans frais.
Cette notice d’information est susceptible d’être modifiée.
POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Dans le cadre de la navigation sur le site https://degrifloisirs.com,via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par , agissant en qualité de responsable du traitement.
1. DONNÉES COLLECTÉES ET TRAITÉES
Conformément au principe de minimisation, ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par via le service des ressources humaines sont :
[LISTE A MODIFIER OU COMPLETER PAR LE CLIENT] le nom, le prénom, et les coordonnées professionnelles du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par , pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes : [LISTE A MODIFIER OU COMPLETER PAR LE CLIENT]
a) Pour l’identification de l’employé :
– nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif) ;
– le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ;
b) Pour la situation familiale :
– situation matrimoniale ;
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;
c) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également
d) Pour la situation financière :
– montants de revenus d’activité (avis d’imposition), mutuelle, prime, part fiscale ;
– références du compte bancaire.
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.
e) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.
f) Autres : [A COMPLETER PAR LE CLIENT]
2. FINALITÉS DE TRAITEMENT DES DONNÉES
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par , peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes : [LISTE A COMPLETER OU MODIFIER PAR LE CLIENT]
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, prêts d’ouvrages et médiathèques… ;
- attribution de primes de crèche, garderie, ou nourrice, de bourses, ou de prêt à la consommation ;
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
3. DURÉE DE CONSERVATION
[A DEFINIR PAR LE CLIENT]
ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
4. DESTINATAIRES DES DONNÉES
Les destinataires des données personnelles traitées par sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
[AUTRES DESTINATAIRES ET FINALITES A COMPLETER PAR LE CLIENT]
Exemples : Banque, Paybox, Commissaires aux comptes, Experts-comptables, Fournisseurs de prestations d’œuvres sociales …
5. SÉCURITÉ DES DONNÉES
s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
6. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : A COMPLETER PAR LE CLIENT
par courrier postal à : A COMPLETER PAR LE CLIENT
7. ACTUALISATION DES DONNÉES TRANSMISES
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
8. EN SAVOIR PLUS
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : A COMPLETER PAR LE CLIENT ( ADRESSE COURRIEL ET POSTALE)
9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES
est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.